어렵고 복잡한 행사 기획, 이것만 기억하자

행사·이벤트 기획은 주최하는 행사의 콘셉트를 먼저 정하고, 공연의 유형을 정한 뒤 그에 부합하는 공연 팀을 섭외하는 과정으로 진행됩니다. 또한, 실제 행사 현장에서 발생할 수 있는 돌발상황에도 대처할 수 있는 충분한 현장 운영 경험이 있는 전문가가 필요합니다.

1. 대표적인 공연 유형

• 연극: 배우가 각본에 따라 이야기를 인물의 말과 행동으로 보여주는 것을 말합니다. 대표적으로 비극, 희극, 통속극, 소극 등이 있습니다. 다양한 연령대를 대상으로 진행하기에 가장 적절한 공연 유형입니다.
• 뮤지컬: 연극에 노래와 댄스를 조합한 것으로, 연극과 비슷하지만 신나는 노래와 춤이 함께 섞여 있는 공연을 뜻합니다. 다소 대중적인 팝, 발라드, 랩, 재즈 등 다양한 음악이 형식에 구애받지 않고 등장합니다.
• 연주회: 음악회 또는 콘서트를 의미하며, 보통 청중을 대상으로 음악을 상연하는 공연을 나타냅니다. 행사 시 가장 많이 사용되는 공연의 유형으로, 행사 특성에 맞춰 오페라 공연 혹은 대중음악 콘서트 등을 선택하여 진행됩니다.
• 마술: 트릭이나 환상을 자연적인 방법들을 사용해 관객들에게 즐거움을 제시하는 공연입니다. 연령대가 낮은 관객을 대상으로 할 때 적절하며, 메인 공연 중간 과정에 주의를 환기하기 위해 진행되기도 합니다.

2. 공연의 역할

• 이미지 형성: 공연을 주최하는 단체의 행사에 대한 시장성을 높이고, 긍정적인 이미지를 형성하는 데 기여할 수 있습니다.
• 교육: 관객들에게 전하고자 하는 메시지를 효과적으로 제시하고, 이해의 폭을 넓혀주는 교육의 기능을 합니다.
• 홍보: 주최하는 행사에 대해 다수의 관객들에게 홍보하고 흥미를 가지게 하는 요소로 이용될 수 있습니다. 또한 행사에 관심이 없는 고객들도 공연의 유형에 따라 자발적으로 참여하고 흥미를 가질 수 있습니다.

3. 공연 섭외 체크리스트

• 행사의 성격과 장소: 행사의 유형에는 개인이 기획한 행사와 기업 단위의 공연, 학교 공연, 지역 행사 등이 있습니다. 주최하는 기관에 따라 행사 성격에 맞는 공연의 유형이 결정되기 때문에 이를 고려하여 업체를 선택하는 것이 중요합니다.
• 공연 팀의 유형: 공연팀의 종류에 따라 비용이 달라지며, 대체로 인원과 규모가 큰 팀일수록 비용이 커집니다. 따라서 공연과 관련된 세부 요청서를 작성하고, 여러 공연 팀의 비용을 비교하는 것이 중요합니다.
• 인원과 연령대: 행사 참석자가 많은 공연장에서는 준비해야 할 음악적 요소와 장비들이 늘어나게 됩니다. 또한 행사 참가 관객의 연령대도 공연의 콘셉트에 영향을 미치기 때문에, 공연 섭외 의뢰 시 사전에 전달하는 것이 좋습니다.

4. 행사 이벤트 기획 핵심 요소

1) 목표 설정

• 행사 목적과 기대되는 결과를 구체적으로 정의합니다.
• 목표 달성을 위한 성과 지표를 설정하고 추적합니다.

2) 예산 관리

• 예산을 상세히 계획하고 지출을 모니터링하여 예산 초과를 피합니다.
• 필요한 지출 항목을 우선순위에 따라 정렬합니다.

3) 일정 계획

• 행사 날짜와 시간을 선정하고 일정을 세밀하게 계획합니다.
• 일정 변동에 대비한 대체 계획을 마련합니다.

4) 협력사 선정

• 전문성과 경험이 있는 협력사를 선정하며, 여러 옵션을 비교 검토합니다.
• 계약 조건과 역할을 명확히 정의하고 협력 관계를 관리합니다.

5) 마케팅 전략

• 타겟 대상자를 정하고 이들을 대상으로 한 효과적인 마케팅 전략을 개발합니다.
• 소셜 미디어, 이메일, 포스터, 언론 등 다양한 매체를 활용하여 홍보합니다.

6) 상황 대비

• 예상치 못한 문제나 장애물에 대비한 비상 계획을 마련하고 팀에 공유합니다.
• 안전 및 응급 대처 팀을 구성하여 안전을 보장합니다.

7) 문서화

• 행사 계획서, 예산 보고서, 일정표, 마케팅 자료 등을 체계적으로 문서화하여 추후 참고 및 평가에 활용합니다.
• 경험과 레슨런드를 정리하고, 다음 행사를 위한 가이드라인을 작성합니다.

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