기업 행사를 준비하고 있다면 알아야 할 5가지

기업 행사를 준비하고 있다면 가장 먼저 행사의 목적과 목표를 설정해야 합니다. 행사의 목적과 목표를 정하면 진행을 훨씬 수월하게 할 수 있기 때문에 최대한 구체적으로 설정하는 것이 좋습니다. 상세 목표가 정해지면 예산을 정하고 예산에 맞는 타임라인과 이벤트를 기획하면 됩니다.

기업 행사는 준비해야 하는 사항이 상당히 많기 때문에 대행업체에 맡겨지기도 합니다. 대행업체에 맡기면 시간과 리소스를 아끼고, 행사 진행 시 발생할 수 있는 리스크를 사전에 준비할 수 있다는 장점이 있습니다.

1. 행사의 목적과 목표 설정

기업 행사를 준비할 때에는 가장 먼저 명확한 ① 행사 목표를 설정하고 ② 대상 관객을 정의한 후 전반적인 일정을 계획해야 합니다.

• 행사 목표 설정: 행사의 목표가 친목 도모 인지, 신제품 출시인지, 브랜드 인지도 제고인지 등 설정하여 구체적인 단계를 나눠보아야 합니다. 행사 목표는 구체적이어야 하며, 측정 가능하고 관련성이 있어야 합니다. 만약 목표가 여러 가지라면 우선순위를 나누어 단계별로 기획하는 것도 하나의 방법입니다.
• 대상 관객 정의: 목표가 설정되면 대상 관객도 정의해야 합니다. 기업의 직원들만 참석을 하는지, 타 업체의 관계자나 거래처도 참석을 하는지에 대한 여부를 확인하고 이들을 연령대나 특성에 따라 분류해야 합니다. 대상 관객 정의는 행사 진행에 있어 여러 가지 이벤트나 활동을 기획하는데 초점이 됩니다. 

2. 예산 계획 및 협력사 선정

행사 예산을 계획하고 협력사를 선정할 때에는 ① 이벤트 범위 설정 ② 재무 변수 설정 ③ 협력사 조사 ④ 협력사 우선순위 지정 ⑤ 협상 진행 등을 고려해야 합니다.

• 이벤트 범위 설정: 행사에서 진행될 이벤트들의 유형, 크기, 기간들을 기획하고 이에 맞는 예산을 설정해야 합니다. 반드시 필요한 예산만 사용하기 위해서는 전체적으로 정확한 기획이 필요합니다.
• 재무 변수 설정: 행사 진행시 사용 가능한 예산을 확인하고 이벤트에 사용될 현실적인 비용을 측정하여 예산을 계획해야 합니다. 장소, 음식, 장비, 자료, 인력 등에 대한 비용을 세부적으로 고려해 보아야 합니다.
• 협력사 조사: 기업 행사를 진행할 때에는 주변 협력사도 함께 조사해야 합니다. 이들을 통해 받을 수 있는 협찬이나 옵션이 있는지 파악하고 예산을 계획하면 비용을 조금 더 효율적으로 사용할 수 있습니다.
• 협력사 우선순위 지정: 협력사의 제공 사항, 경험, 영향력 등을 사전에 파악하여 우선순위를 지정해야 합니다. 기업에 가장 도움이 되고, 비즈니스적으로도 영향력이 있는 협력사들을 취합하여 내부적으로 우선순위를 지정한 후 최종 협상 및 선정을 진행해야 합니다.
• 협상 진행: 우선순위로 지정된 협력사 중 실제 행사에 참여할 곳이 정해지면 그들과 긴밀한 협상을 진행해야 합니다. 어느 정도의 지원을 해줄 수 있는지, 비용이 든다면 얼마가 드는지, 추후 어떤 영향을 줄 수 있는지 등 꼼꼼하게 협상해야 합니다.

3. 행사 전 준비 일정 계획

기업 행사를 준비할 때에는 ① 날짜 및 기간 ② 세부 작업 목록 작성 ③ 책임 할당 ④ 마감일 및 우선순위 지정 등에 대해 상세하게 계획해야 합니다.

• 날짜 및 기간: 기업 행사의 첫 준비 단계는 날짜 및 기간 설정입니다. 행사를 진행하는 날짜 및 기간뿐만 아니라 행사와 관련된 모든 작업을 시작하고 끝낼 날짜 및 기간도 함께 설정되어야 합니다. 마감일이 지정되어 있으면 계획적으로 행사를 준비할 수 있습니다.
• 세부 작업 목록 작성: 행사 진행에 있어 필요한 세부 작업에 대한 목록을 별도로 작성합니다. 장소, 예산, 출연진, 마케팅 자료 등에 대한 세부 작업 목록이 필요하며, 이 목록들에서도 우선순위를 나눠두어야 원활한 진행을 할 수 있습니다.
• 책임 할당: 세부 작업 목록이 정해지면 각 작업별로 책임을 할당해야 합니다. 기술, 능력, 시간 등에 따라 팀원 혹은 외부 파트너에게 책임을 할당할 수 있습니다. 해야 할 일을 명확하게 전달하고 모든 사람이 책임 있게 움직일 수 있어야 합니다.
• 마감일 및 우선순위 지정: 모든 작업에는 특정 마감일을 지정해야 합니다. 완료까지 걸리는 시간을 파악하고 지연될 경우 어떻게 할지 또 다른 계획을 세워두어야 합니다. 모든 작업은 우선순위대로 진행해야 합니다.

4. 행사 당일 프로그램 구성

행사 당일 프로그램은 ① 내용과 다양성 ② 참석자의 특징 ③ 시간 할당 ④ 예행연습 ⑤ 휴식 및 다과 포함 등을 참고하여 구성해야 합니다.

• 내용과 다양성: 행사에서 사용되는 콘텐츠들의 내용은 풍부해야 하며, 지루함 없이 다양해야 합니다. 참석자들이 지속적으로 관심을 가질 수 있도록 모든 과정마다 특색이 있어야 합니다. 
• 참석자의 특징: 행사에 참석하는 모든 이들의 특징을 파악하여 이들에게 적합한 프로그램을 구성해야 합니다. 연령별, 직군별, 성별 등을 파악하여 다채롭게 구성해야 하며 진행시 이들의 이동에 대한 상세 경로도 함께 파악해야 합니다.
• 시간 할당: 모든 일정은 시간이 구체적으로 할당되어야 합니다. 프로그램을 구성할 때 각각 할당되는 시간을 지정하여 원활하게 행사가 진행될 수 있도록 해야 합니다. 이때 장비를 설치하거나 소품을 재배열 하는 등의 시간까지도 함께 계산해두어야 합니다.
• 예행연습: 행사 당일 프로그램을 구성할 때에는 예행연습도 필요합니다. 진행자 및 연설자가 있다면 이들이 당일 원활한 진행을 할 수 있도록 예행연습을 해야 합니다. 또한 사용되는 기계나 기술의 결함이 없는지 사전에 확인해야 합니다.
• 휴식 및 다과 포함: 행사 프로그램을 구성할 때에는 중간중간 휴식시간과 다과 시간도 함께 포함해야 합니다. 참석하는 모든 이들과 행사를 진행하는 이들이 잠시 쉴 수 있도록 별도의 시간을 지정해놓아야 합니다.

5. 행사 안전 대비 전략 및 위험 요소 파악

행사를 준비할 때에는 ① 안전 위원회 설치 ② 안전 목표 정의 ③ 비상 대응계획 수립 ④ 안전 지침 전달 등을 계획하고 위험 요소에 대비할 수 있어야 합니다.

• 안전 위원회 설치: 행사 준비 중 안전을 담당할 안전 위원회를 선정하고 별도의 부스를 설치해야 합니다. 누구에게나 눈에 띌 수 있어야 하며 안전, 보안, 비상 관리를 모두 담당할 수 있어야 합니다.
• 안전 목표 정의: 행사 진행에 있어 안전에 대한 목표를 확실하게 정의해야 합니다. 법적 요구사항, 업계 표준 사항, 참석자의 특성, 이벤트의 목적 등에 따라 안전 목표를 정의해야 합니다. 화재 안전, 사고 방지, 의료 응급상황 등의 목표를 구체적으로 지정해두어야 합니다.
• 비상 대응계획 수립: 행사 진행시 발생할 수 있는 비상 상황에 대응할 수 있는 계획을 수립하고 이를 담당할 수 있는 팀을 지정해야 합니다. 비상 출구, 비상 통신, 의료 지원 등에 대한 계획이 수립되어야 하고 이는 모든 이들에게 공지되어야 합니다.
• 안전 지침 전달: 모든 행사 관계자에게 행사 진행 전, 행사 도중, 행사가 끝난 뒤 사전에 계획했던 모든 안전 지침에 대해 하나도 빠짐없이 전달해야 합니다. 비상구, 응급처치실, 이동 주의사항, 금지 품목 등에 대한 정보를 구체적으로 전달하여 사고가 발생하지 않도록 사전에 예방해야 합니다.

6. 기업행사 대행 장점

기업행사를 대행 맡기면 ① 시간 및 리소스 절약 ② 공급업체 연결 ③ 창의적인 진행 ④ 전문지식 등의 장점을 얻을 수 있습니다.

• 시간 및 리소스 절약: 기업 행사를 기획하고 진행하려면 상당한 시간과 리소스가 필요합니다. 메인 업무 이외에 해야 하는 업무가 더 늘어나는 것이기 때문에 대행업체에 행사를 맡기고 메인 업무에 집중할 수 있는 시간을 확보해야 합니다.
• 공급업체 연결: 기업 행사를 진행할 때에는 다양한 공급업체의 도움이 필요합니다. 대행업체의 경우 이미 이전 경험들을 통해 많은 공급업체와 연결되어 있어 기획 및 진행을 수월하게 할 수 있습니다. 이는 비용 절감의 장점도 가져올 수 있습니다.
• 창의적인 진행: 기업 행사 대행업체는 행사 기획과 진행에 있어 새로운 관점을 제시하고, 창의적인 방안을 실행합니다. 내부적으로 진행되는 행사이니 만큼 직원의 만족도가 높아야 하므로 대행업체를 통해 오래 기억에 남는 행사를 진행하는 것이 좋습니다.
• 전문 지식: 기업 행사를 진행할 때에는 전문지식이 필요합니다. 행사를 기획하고 진행하는 전반적인 경험과 지식을 갖고 있어야 모든 과정에 차질이 생기지 않기 때문에 전문 지식은 필수입니다. 대행업체는 풍부한 경험을 통해 전문 지식을 분야별로 보유하고 있어 행사 진행을 원활하게 할 수 있습니다.

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• 기업 행사에 필요한 현수막 및 배너 제작 가능
• 모든 행사 과정에 있어 기록될만한 사진 촬영
• 팀 빌딩, 레크리에이션, 체육대회, 기업교육 모두 진행 가능
• 전문 사회자를 통해 원활한 행사 진행 가능
• 행사 기획부터 준비까지 모두 대행

기업 행사 준비 요약

행사 준비 과정은 목표 설정 - 예산 계획 - 협력사 선정 - 일정 계획 - 프로그램 구성으로 구성되며, 안전 대비와 대행업체 활용이 중요합니다. 행사를 성공적으로 진행하기 위해 목표와 대상 관객을 명확히 정의하고 예산을 관리하며 안전 대책을 마련해야 합니다.