행사 기획 종류부터 주의사항까지

진행하려는 행사를 성공적으로 마치기 위해서는 배경, 목적을 확인해서 올바른 기획이 필요합니다. 기획 과정에는 행사 검토, 계획, 사전 준비 그리고 행사 이후 마무리까지 모두 포함이 되어야 합니다.

또한, 현장에서 생길 수 있는 돌발상황에 잘 대처할 수 있도록 매뉴얼이 잘 정해져있어야하며, 행사에 참여하는 전체 인원이 동일한 가이드 안에서 움직이는 것이 필요합니다.

1. 이벤트 종류

• 공연 이벤트: 행사·이벤트 중 가장 대표적인 형태입니다. 정통 무대공연은 물론 야외 공연, 영화, 연극, 음악 등 여러 형태의 공연 이벤트들이 진행되고 있습니다. 무대에서 출연자가 매개체를 통해 관객에게 특별한 방법으로 보여주는 것입니다.
• 전시 이벤트: 물품이나 이미지를 펼쳐 놓아서 보여주는 것을 전시라고 합니다. 다양한 전시물들을 고유한 스타일과 복합적인 방법으로 보여주는 형태의 전시가 기획되고 있습니다.
• 회의 이벤트: 강연회, 심포지엄, 국제회의에 포함이 되어 있는 이벤트입니다. 최근에는 이벤트 회사들이 대규모 국제회의를 주관, 초청부터 회의 진행, 출국까지 전반적인 과정을 기획하고 담당하고 있습니다. 혹은, 국제회의 이후에 관광, 휴양 등을 함께 복합적인 이벤트로 기획하기도 합니다.
• 시상 이벤트: 아카데미상, 대종상과 각종 음원상까지 많은 시상 이벤트가 존재합니다. 단순히 상을 주고받는 행위에서 그치는 것이 아닌, 다양한 볼거리를 연출해서 많은 사람들의 흥미를 끌어당기고 있습니다.

2. 행사 및 이벤트 기획 과정

• 행사 검토: 행사를 진행하려는 배경과 목적, 어떤 사람들이 참석하고 얼마만큼의 사람들이 있는지 확인해야 합니다. 확인 이후에는 이벤트를 실시함으로써 예상되는 효과와 예산을 추정해 보면 좋습니다.
• 행사 계획: 행사와 관련된 전반적인 자료조사가 끝났다면, 어떤 행사를 진행할 것인지 정해야 하는 단계입니다. 조사한 자료를 확인하여 행사 목적에 부합하도록 설계해야 합니다.
• 사전 준비: 행사 프로세스 절차, 방식 등을 준비하고, 행사의 전반적인 일정과 준비사항들을 확인합니다. 또한, 행사에 필요한 인력이 있다면 섭외를 해야 하는 단계이기도 합니다.
• 행사 진행: 행사를 계획한 대로 진행합니다. 이때, 행사를 지휘하는 사람은 반드시 필요하며, 행사를 모니터링하며 발 빠른 피드백을 주고받아야 합니다. 행사가 끝났다면 시스템 철거 및 쓰레기를 정리하며 이전 상태로 원상복구까지 합니다.

3. 성공적 행사를 위해 필요한 것

• 명확한 목표 및 전략: 목표를 설정하고 이를 달성하기 위한 전략을 수립합니다. 목표는 행사의 목적, 대상 관객, 기대되는 결과 등을 포함해야 합니다.
• 탁월한 계획 및 조직: 상세한 계획을 세우고 일정, 예산, 장소, 홍보 전략 등을 체계적으로 조직합니다. 모든 세부 사항을 고려하여 예상치 못한 문제에 대비합니다.
• 효과적인 마케팅 및 홍보: 목표 대상자를 정하고 이를 대상으로 한 효과적인 마케팅 전략을 개발합니다. 다양한 매체와 채널을 활용하여 홍보하고 참가자를 모집합니다.
• 팀 협력과 협력사 선정: 전문성을 갖춘 팀을 구성하고 역할과 책임을 분명히 정의합니다. 필요한 경우 협력사를 선정하여 협력 관계를 원활히 관리합니다.
• 참가자 만족과 피드백 수렴: 행사에 참가한 사람들의 만족도를 중시하고, 피드백을 정기적으로 수렴하여 개선점을 파악합니다. 향후 행사에 반영할 수 있는 레슨런드를 얻습니다.

4. 행사·이벤트 의뢰 시 주의할 점

• 명확한 목표와 예산 설정: 행사 또는 이벤트의 목표를 명확히 정의하고, 예산을 설정합니다. 목표와 예산은 의뢰서에 상세히 기재되어야 하며, 의뢰 업체와의 협의 시 중요한 기준이 됩니다.
• 업체 선정과 이력 확인: 행사 기획 업체를 선정할 때는 신뢰성과 경험을 검토합니다. 업체의 포트폴리오, 이전 프로젝트 실적, 고객 평가 등을 확인하여 신뢰할 수 있는 파트너를 선택합니다.
• 계약 조건과 법률적 측면 검토: 계약 조건을 상세히 검토하고, 의뢰서에 명시된 내용과 일치하는지 확인합니다. 법률적인 측면을 고려하여 계약 조건을 설정하고 이행 사항을 명확히 정의합니다.
• 투명한 의사소통과 협력: 업체와의 의사소통이 원활하고 투명한지 확인합니다. 행사 기획과 진행 중에 계속적인 업데이트와 미팅을 통해 의사소통을 유지하며, 협력을 강화합니다.
• 위험 관리와 비상 대책: 예기치 못한 상황을 대비하여 위험 관리 및 비상 대책을 마련합니다. 행사 당일에도 대응할 수 있는 플랜 B를 갖추고, 업체와 협의하여 위험을 최소화합니다.

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행사 기획 요약

이벤트 기획과정은 행사 검토 - 계획 - 사전 준비 - 진행으로 진행됩니다. 성공적인 행사를 위해 명확한 목표, 계획, 마케팅, 팀 협력, 참가자 피드백이 중요하며, 의뢰 시 목표와 예산 설정, 업체 선정, 계약 검토, 의사소통 강화, 위험 관리가 필수입니다.