기업 행사 대행을 맡길 때 유의해야 할 5가지

기업 행사를 진행할 때 일정 지연, 예산 초과, 인력 문제, 기술적 문제, 안전 문제 등 예상치 못한 상황에 마주할 수 있습니다. 문제없이 준비했다 하더라도 꼭 한 가지 이상의 예측하지 못한 상황이 발생하기 때문에 사전에 이를 예방하는 계획을 세워두어야 합니다.

기업 행사 대행을 맡길 때, 경험과 전문성을 갖춘 대행업체를 선택해야 합니다. 또한 행사 목표와 예산을 명확히 전달하고, 협력사 연결 및 안전 대비책을 고려해야 합니다. 중요한 것은 대행업체와의 원활한 커뮤니케이션과 협력이 행사의 성패를 좌우할 수 있다는 점입니다.

1. 기업 행사 대행 장점

기업 행사를 대행 맡기면 ① 전문 지식 및 경험 ② 시간 절약 ③ 네트워크 ④ 원활한 진행 ⑤ 위험 완화 등의 장점을 얻을 수 있습니다.

• 전문 지식 및 경험: 기업 행사 전문 업체는 기본적으로 행사에 대한 전문 지식과 경험이 풍부합니다. 다양한 유형의 이벤트를 기획하고 관리하는 데 있어 그들만의 노하우를 보유하고 있기 때문에 이들의 경험을 기업 행사에 활용할 수 있습니다.
• 시간 절약: 기업 행사 준비는 연간 큰 행사이기 때문에 많은 시간이 필요합니다. 대행업체에 모든 과정을 맡기게 되면 내부 직원들은 기존 핵심 업무에 집중할 수 있어서 많은 시간을 절약하고 효율적으로 사용할 수 있습니다.
• 네트워크: 기업 행사 대행업체는 행사를 진행하는 데 있어 필요한 네트워크를 분야별로 구축하고 있습니다. 장소, 음식, 기계, 이벤트 서비스 등에 대한 네트워크를 다양하게 구축하고 있어 행사 진행을 수월하게 할 수 있습니다.
• 원활한 진행: 대행업체는 많은 경험을 보유하고 있기 때문에 그들만의 창의적이고 혁신적인 행사 진행이 가능합니다. 내부적으로 어색하게 행사를 진행하기보다는 전문 업체를 통해 원활하게 진행하는 것이 행사 목표 달성 성공에 훨씬 유리한 상황이 됩니다.
• 위험 완화: 기업 행사를 진행할 때에는 위험 관리에 대한 대비가 철저하게 준비되어야 합니다. 날씨, 기술적 결함, 응급 환자 발생 등에 대한 상황에 실시간으로 대응할 수 있는 준비가 필요합니다. 대행업체는 위험에 대한 대책도 구체적으로 계획하기 때문에 행사를 원활하게 진행할 수 있습니다.

2. 기업 행사 대행 유의할 점

기업 행사 대행을 맡길 때는 ① 대행업체의 전문성과 경험 ② 예산 ③ 행사 전 준비 일정 ④ 행사 당일 프로그램 ⑤ 위험 요소 파악 및 대비 등에 유의해야 합니다.

• 대행업체의 전문성과 경험: 기업 행사를 진행할 대행업체의 전문성과 기존의 성공 경험을 사전에 파악하고 업체를 선정해야 합니다. 업계 지식, 포트폴리오, 유사 성공 사례 등을 사전 미팅을 통해 확인하여 업체를 파악해야 합니다.
• 예산: 기업 행사 대행업체는 보유하고 있는 경험과 기술에 따라 비용을 다르게 청구합니다. 업체마다 비용이 다르기 때문에 우리 기업의 예산에 맞는 업체를 선정하여 비교 후 계약을 진행해야 합니다. 예산을 최대한 효율적으로 활용하는 기업을 선정해야 합니다.
• 행사 전 준비 일정: 기업 행사 대행을 맡길 때 행사 진행 전 준비 일정을 간략하게 계획해 놓아야 합니다. 기업에서 원하는 행사 진행 방향과 준비 일정을 사전에 공유하면 조금 더 빠른 진행이 가능합니다.
• 행사 당일 프로그램: 기업 행사를 대행 맡길 때에는 그들이 제안하는 행사 당일 프로그램이 얼마나 창의적이고 기업에 도움이 되는지, 행사 목표에 맞는지 파악해야 합니다. 행사의 목표와 조금이라도 어긋나면 진행에 차질이 생길 수 있으므로 사전에 반드시 협의하여 조정해야 합니다.
• 위험 요소 파악 및 대비: 행사를 진행할 때에는 사전에 예상하지 못한 여러 가지 위험 요소가 등장할 수 있습니다. 대행업체 측에서 이에 대한 대비책을 어떻게 세우고 있는지 파악하고 최대한 안전한 방법을 동원하는지 확인해야 합니다.

3. 기업 행사, 발생 가능 위험 요소

기업 행사를 준비하고 진행할 때 ① 일정 지연 ② 예산 초과 ③ 인력 문제 ④ 기술적 문제 ⑤ 안전 문제 등의 위험요소들이 발생할 수 있습니다.

• 일정 지연: 기업 행사를 준비할 때 계획했던 일정이 지연되는 경우가 있습니다. 날씨, 참석자 및 진행자의 상황, 회사 사정, 장소 문제, 협찬 문제 등에 의해 일정이 지연되는 경우가 있으므로 사전에 또 다른 계획을 생각해두어야 합니다.
• 예산 초과: 기업 행사를 준비하면서 생각지도 못한 비용을 지출하게 되어 예산을 초과하게 되는 경우가 있습니다. 이때 당황하지 않으려면 초기에 예산을 조금 넉넉하게 잡아두는 것이 좋습니다. 
• 인력 문제: 행사를 준비하는 인원 중 여러 가지 사정에 의해 참여 및 진행이 어려운 경우가 있습니다. 이런 경우 행사 일정이 지연될 수 있기 때문에 사전에 한 사람 당 중복되는 역할을 할당해놓는 것이 좋습니다.
• 기술적 문제: 행사에 사용되는 기계나 장비들이 갑자기 고장 나거나 행사장에 도착하지 않을 경우 여러 가지 기술적인 문제가 발생할 수 있습니다. 사전에 반드시 적절한 테스트를 진행해야 하고 백업 시스템 및 현장 기술 지원을 통해 위험 요소를 사전에 차단해야 합니다.
• 안전 문제: 모든 행사의 참석자와 진행자는 안전이 보장되어야 합니다. 부적절한 조명, 화재 위험, 인구 밀집 등에 대한 안전 문제가 발생할 경우 돌이킬 수 없기 때문에 사전에 모든 안전 문제에 반드시 대해 점검해야 합니다.

4. 기업 행사 대행 업체 선정 기준

기업 행사 대행업체는 ① 전문 지식 및 경험 ② 서비스 범위 ③ 리소스 ④ 예산 ⑤ 보안 및 안전성 등을 고려하여 선정해야 합니다.

• 전문 지식 및 경험: 대행업체를 선정할 때에는 그들이 보유하고 있는 전문지식의 범위가 어느 정도인지, 우리 기업에 맞는지 사전에 조사할 필요가 있습니다. 지금까지 성공했던 여러 가지 행사 사례를 공유 받아 어느 정도의 퀄리티로 행사가 진행하는지 동시에 파악해야 합니다.
• 서비스 범위: 대행업체 측에서 기업의 행사 진행을 위해 어디까지의 서비스를 제공할 것인지에 대해 여러 업체를 두고 비교해 보아야 합니다. 종합적인 기획을 제공하는지, 특정 영역만 제공하는지 등 사전에 기업행사의 목표 및 예산에 맞춰 업체를 비교해야 합니다.
• 리소스: 기업 행사 진행에 사용되는 여러 가지 리소스들을 어느 정도 보유하고 있는지, 기업 측에서 얼마큼의 리소스를 제공해야 하는지 사전에 비교하고 협의해야 합니다. 기업에서 원하는 리소스를 보유하고 있는지도 미리 파악해야 합니다.
• 예산: 기업 행사 대행업체가 기업에서 제공하는 예산을 얼마나 투명하고 효율적으로 사용하는지 여러 견적서를 받아 비교해 보아야 합니다. 한 가지라도 투명하지 않으면 그 업체는 제외해야 하며 모든 비용은 기업을 위해 효율적으로 사용되어야 합니다.
• 보안 및 안전성: 기업에서 진행하는 모든 행사는 보안이 보장되어야 하며 안정성이 뒤따라야 합니다. 회사의 중요 내용을 공유하는 자리가 될 수도 있기 때문에 적절한 보안 조치를 마련해 주는지도 사전에 확인하고 업체를 선정해야 합니다.

5.기업 행사 대행 견적

행사 대행 견적은 ① 서비스 범위 ② 전문지식과 성공 경험 ③ 소요되는 시간 및 리소스 ④ 회사의 규모 ⑤ 원하는 서비스 등에 따라 다르게 작성됩니다.

• 서비스 범위: 행사 대행 견적은 대행업체 측에서 제공하는 서비스 범위와 기업 측에서 원하는 서비스의 범위에 따라 다르게 계산됩니다. 원하는 서비스 범위에 따라 시간과 리소스가 다르기 때문에 이에 따른 비용이 청구됩니다.
• 전문지식과 성공 경험: 대행업체가 보유하고 있는 전문지식과 이들의 성공 경험에 따라 대행 견적은 달라집니다. 전문지식이 풍부하고 세부적일수록 행사 진행이 원활하기 때문에 비용이 높을 수 있으며, 과거 성공 경험이 많을수록 비용은 다르게 책정됩니다.
• 소요되는 시간 및 리소스: 모든 행사 준비 및 진행 과정에 있어 소요되는 시간 및 리소스에 따라 견적은 달라집니다. 관리 비용, 기술 비용, 인력 비용에 따라 모든 비용은 계산되며 기업 측과 협의하에 시간과 리소스를 제공할 수 있습니다.
• 회사의 규모: 행사 대행업체에 의뢰하는 회사의 규모에 따라 대행 견적은 달라집니다. 회사의 명성이 높고, 규모가 크고, 직원이 많으면 행사 준비에 더 큰 시간과 리소스가 필요하기 때문에 이에 따라 비용이 다르게 청구됩니다.
• 원하는 서비스: 만약 기업에서 원하는 특정 서비스가 있다면 이에 대한 비용은 별도로 청구됩니다. 맞춤형 기획, 전문적인 인력 투입, 고가 이벤트 진행 등과 같은 서비스가 있다면 비용은 높게 계산될 수 있습니다.

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