성공을 부르는 - 회의 잘하는 법

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회의 잘하는 법
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01, 회의란 무엇인가?/7
02, 회의에서 필요한 10가지 행동요령/12
03, 회의의 능률을 올리는 방법/17
04, 회의를 결정할 때의 포인트/22
05, 회의참석자의 기본자세/28
06, 최고의 회의비결/34
07, 회의참석자는 매너를 지켜야 한다/38
08, 반대의견을 제시하는 방법/43
09, 이런 질문은 하지 않는다/49
10, 회의 효율화의 체크리스트/55
결론, “회의주제를 여러 각도에서 바라보라.”/61
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TIP, 회의를 잘하는 5가지 노하우
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첫째, 순서도 없이 뒤죽박죽 일하지마라/65
둘째, 프로의식을 항상 지녀라/69
셋째, 회사의 규칙과 규율을 지켜라/71
넷째, 불만이 있으면 그곳을 떠나라/74
다섯째, 원만한 인간관계를 이루도록 하라/77
끝내면서

이 책을 서비스하는 이유는 다음과 같습니다.

<회의>란 여러 사람이 모여서 의견이나 정보를 교환하는 것이기 때문에 이런 회의를 통해 서로 지식이나 경험, 간접체험 등이 확대됩니다.

그리고 여러 사람이 함께 토의하는 것이어서, 혼자서는 깨닫지 못했던 일이나 미지의 일을 전원이 알 수 있습니다.

그러므로 회의의 결과 방향이 설정되어 문제를 해결하는 안목을 넓힐 수 있으며, 협력이나 의욕을 더욱 자극할 수가 있는 것입니다.

따라서 사회가 앞으로 더욱더 복잡화하고 고도화하면 할수록 “회의”가 늘면 늘었지 줄지는 않을 것입니다.

이런 회의의 개최형태를 보면 “정기회의”와 “임시회의”로 나눌 수 있습니다.

그리고 <정기회의>는 회사마다 회의의 명칭, 내용, 의장, 성원, 개최일, 사무국 등이 정해져 있는 경우가 많이 있습니다. 그래서 회의내용을 회람이나 통지 등으로 지시하거나 알리게 되므로 간과하지 않도록 하고 있습니다.

문제는 <임시회의>입니다.

임시회의는 어느 정도 희생을 감수하고 참석해야 하므로 일상 업무에 지장을 초래하기도 합니다.

더구나 “임시”라는 말에는 긴급하다는 의미도 있어서 약속된 시간에 모이지 못하거나 회의에 활력을 불어넣는데 필요한 어느 정도의 시간과 자료도 갖춰지지 못한 채 시작하는 경우가 많습니다.

그러므로 이것은 충분한 준비를 한 후 개최했을 때는 이미 사태가 변화되어 있거나 놓치는 일도 있으므로 바로 회의를 여는 것입니다.

다음은 “회의”에 들어가기 전 준비사항입니다.

정기적이든 임시이든, 회의준비를 명령받았을 때는 다음 사항을 반드시 염두에 두어야합니다.

1, 회의장소와 시간을 차질 없게 확보한다.

회의가 많은 회사에서는 회의실확보에 다소 어려운 경우도 있습니다.

그러므로 회의실관리를 담당하고 있는 부서와 재빨리 절충하여 회의실을 확보해두어야 합니다.

2, 자료가 누락되지 않도록 한다.

“정기회의”라면 그 개최일시를 알고 있으므로 일하는 짬짬이 자료를 준비할 수 있지만, “임시회의”일 경우에는 갑자기 지시가 내려지는 일이 많으므로 자칫 자료가 부족하거나 사전준비가 미흡하기 쉽습니다.

그렇다고 시간이 촉박했다는 이유로 자료부족의 책임을 면할 수는 없습니다.

그리고 긴급하기 때문에 “정기회의” 이상의 자료를 단시간에 준비하지 않으면 안 되는 경우가 많이 있습니다. 그래서 이럴 때 당신의 일상 업무활동의 실적이나 지식이 돋보일 수 있는 것입니다.

그러므로 상사와 충분히 연락을 취해 준비함으로서 상사나 동료들이 당신을 다시 보게 되는 계기를 만드는 기회가 될 수 있습니다.

3, 회의에 들어가기 전에 반드시 무엇 때문에 하는 회의인지, 그 목적이나 취지를 잘 파악해두어야 한다.

그러므로 만일 몰랐다면, 사전에 주위사람들에게 물어두어야 합니다.

그리고 회의를 기록하는 일을 지시받을 수도 있을 것입니다.

그러므로 요령을 잘 모른다면, 누구에게 물어서라도 실시하기 바랍니다.

또 “회의록”에는 대개 일정한 형식이 있으므로 그다지 기록하는데 힘이 들일은 없습니다. 그리고 평소의 접촉으로 알 수 없었던 상사나 선배의 분위도 알게 되고, 회의 특유의 심리도 파악할 수 있는 좋은 기회가 될 수 있습니다.

또 기록을 담당하지 않았다 하더라도 회의에 참석해 그냥 듣기만 하지 말고, 메모하는 습관을 들이도록 해야 합니다. 그러면 뜻하지 않은 아이디어를 얻을 수도 있고, 회의의 흐름을 한층 명쾌하게 알아낼 수도 있습니다.

그리고 동료나 상사에게 성실하고 주의 깊다는 인상을 심어줄 수도 있는 좋은 기회도 됩니다. 회의가 원활하고 활발하게 진행되기 위해서는 사회자의 명석한 두뇌와 발언을 유도하는 기술, 그리고 안건의 요지를 정확하게 파악하는 능력도 필요합니다.

그리고 가장 곤란한 것은 회의시간 내내 아무 말도 하지 않고, 자리를 지키고 있는 것입니다. 이것은 회의에 출석한 것이지 참가한 것은 아닙니다.

그러므로 한 두 마디라도 의사표시를 해야 합니다.

상사나 선배가 침묵하는 것은 그 나름의 압력이나 의미를 주는 효과가 있지만, 일반직원이 시종일관 침묵을 지키고 있는 것은 주위에 대해 “나는 할 말이 없다.” “비협조적이다.” 는 등의 마이너스효과만 줄뿐입니다.

이처럼 회의는 공적인 자리이기 때문에 기본이 필요하며,

그 기본은 다음과 같습니다.

01, 발언을 독점하지 않는다.

02, 다른 사람의 말을 끊지 않는다.

03, 다른 사람과 똑같은 말을 반복하지 않는다.

04, 감정적인 발언이나 변명투의 발언은 하지 않는다.

05, 즉흥적으로 발언을 하거나 그런 발언에 진동하지 않는다.

06, 비아냥대거나 빈정거리지 않는다.

07, 상대가 발끈할 만한 질문이나 반대의견은 표현하지 않는다.

08, 친한 사람끼리 옆에 앉아서 소곤소곤 이야기하거나 동료끼리 제멋 대로 이야기를 하지 않는다.

09, 작게 중얼거리거나 반대로 고함치는 듯한 큰소리를 내지 않는다.

10, 요점 없는 발언을 혼자 계속하지 않는다.

그러므로 이 책에서 실무현장에서 회의를 진행할 때, 이론에 치우치지 않고 실질적인 회의운영방법에 관한 내용의 사례를 중심으로 알아보겠습니다.

회의는 다음 세 가지로 요약합니다.

첫째. “회의내용을 쉽게 파악할 수 있다.”

둘째. “필요한 행동지침을 얻을 수 있다.”

셋째. “곧바로 회의현장서 활용할 수 있다.”

우리는 나의 생각과 인격을 존중받기 원하면, 다른 사람의 생각과 인격도 존중해야 합니다. 그리고 다수결의 원칙에서 소수의 의견도 인정하고 존중해야 합니다. 또 회의로 어떤 문제가 결정되면 반대의견을 지녔었어도 깨끗하게 승복하는 자세를 가져야 합니다.

즉, 만나서 의논을 하고, 의논을 하면 결정을 하고, 결정을 했으면 실행해야 하는 것이 바로 “회의의 목적”입니다. 그러므로 의견 차이를 좁혀 타협을 이끌어 내기위하여 당신은 이제 “대화와 토론, 설득의 기술”을 익혀야 합니다.

이런 기술부족으로 타협되지 않고 분열되는 회의가 너무나 흔하기 때문입니다.

다음은 이런 <회의의 5대 기본원칙>입니다.

1. 회의를 그만둔다.

2. 회의를 간소화한다.

3. 회의를 통합한다.

4. 회의를 위임한다.

5. 회의를 표준화한다.