PPT 제작의 모든 것, ‘되는 제안서'는 따로 있습니다

‘제안서’, 어떻게 제작해야 성공할까?

“제안서가 도대체 뭔지 모르겠어요”

의뢰인분들과 상담을 진행하다 보면 가장 많이 듣는 말입니다. 다수의 의뢰인분은 ‘제안서’라는 단어만으로도 부담을 갖는데요. ‘제안서 작성’ 자체에 갖고 계신 부담을 해소해 드리기 위해 지금부터 제안서가 무엇인지에 대해 낱낱이 알려드리겠습니다.

‘설득'이라는 목적을 달성하기 위한 수단으로 사용되는 문서가 바로 제안서인데요, 제안서라는 이름 안에는 다양한 형식의 문서들이 존재합니다. 가장 대표적으로는 기업이 직접 사업 제안을 하기 위해 수행계획을 정리한 사업계획서가 있는데요. 이외에도 제품소개서, 회사소개서 등 다양한 내용과 목적으로 작성된 형태의 문서들이 ‘제안서’로 사용됩니다.

다양한 모습으로 존재한다고 하더라도 우리가 ‘제안서’라는 이름을 가진 문서에 기대하는 것은 하나로 귀결됩니다. ‘무엇을 어떻게 할 것인가?’에 대한 질문의 답을 명확하게 제시해야 한다는 것이죠. 제안서를 작성하면서 ‘왜 해야 하는지’, ‘어떻게 할 수 있는지’에 대해 말하려는 방향성을 잃지 않는다면 보다 쉽게 제안서를 작성할 수 있습니다.

잘 만들어진 제안서? 이런 특징이 있어요!

그렇다면 어떻게 해야 성공적인 제안서를 만들 수 있을까요? 업턴파트너스는 사업계획서 전문 컨설팅 업체로서 초기 스타트업부터 대기업까지 다양한 제안서를 컨설팅한 경험을 토대로, 성공적인 제안서는 다음의 3가지 특징을 가지고 있다는 점을 발견했습니다.

1. 두괄식 구조로 작성하기

제안서를 작성할 때 가장 많이 하는 실수가 ‘논문’ 구조로 제안서를 작성하는 것입니다. 우리는 논문식 글쓰기에 익숙해져 있기 때문에 제안서를 작성할 때도 ‘서론 - 본론 - 결론’ 형태로 작성하곤 하는데요. 하지만 제안서는 논문과는 철저히 구분되어야 하는 성격을 가진 문서입니다.

논문은 결론을 지지하기 위한 수많은 전제와 가정, 증명들이 서론과 본문에서 제시되는 형태로 작성되어 있습니다. 하지만 제안서는 평가자에게 결론부터 작성함으로서 평가자가 효율적으로 의사결정을 할 수 있도록 의견을 제시해야 하는데요. 

따라서 논문 구조와는 반대로 제안서는 두괄식 논리구조를 가져야 합니다. 쉽게 말해 신문 기사처럼 결론을 먼저 제시한 후, 이를 증명하는 구체적인 증거들이 순차적으로 제시되는 방향으로 작성되는 것이 좋습니다.

2. 제목과 소제목에서 눈길을 사로잡기

‘하나를 보면 열을 안다’는 말처럼, 제안서에 쓰인 제목과 소제목을 보면 제안서 전체 내용을 알 수 있어야 합니다. 그만큼 제안서에서 제목과 소제목은 제안서에서 중요한 역할을 합니다. 안내 표지판이 잘 설치되어 있으면 길을 쉽게 찾을 수 있듯 제목은 읽는 이들에게 주제에 대한 이해도와 함께 흥미를 높여주는데요. 제안서의 성공률을 높이는 제목을 작성하고 싶다면 다음의 원칙을 참고해 보세요.

1) 단순하고 간결하며 매력적인 제목

제목의 첫 번째 기능은 제안서의 내용을 압축적으로 보여주는 것입니다. 그렇기에 제목은 간결하고 명확할수록 좋은데요. 복잡한 명사구는 피하고 불필요한 세부 사항은 최대한 삭제해 열 개의 단어 내외로 작성해 보세요.

• 나쁜 예: 와사비 잎 항산화 성분을 바탕으로 융합가공기술을 활용한 숙취해소 효과가 있는 약물
• 좋은 예: 와사비 잎의 항산화 성분을 융합가공기술로 강화한 숙취해소제

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• 좋은 예 : 오프라인에 비해 시장성이 낮은 온라인 시장

2) 숫자를 사용한 소제목

글에서 전달하고자 하는 메시지가 숫자로 대표될 수 있다면 숫자를 활용함으로서 주목도를 높일 수 있습니다. 정확한 수치와 구체적인 정보는 읽는 이의 관심을 끌 수 있기 때문에 제목을 작성할 때 숫자를 적극적으로 활용해 보세요.

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3) 문제 제기 - 해결책으로 이어지는 소제목

대부분의 제안서는 문제를 제기하고 해당 문제를 해결할 방법을 제시하는 흐름으로 이어집니다. 그렇기에 독자는 제안서를 통해 해당 제안서가 제기하는 문제가 무엇인지, 제시하는 해결 방법이 무엇인지를 중점적으로 파악하고자 합니다. 따라서 가독성을 높이기 위해서는 제목에서부터 제안서에서 제기하는 문제와 해결책을 명확하게 짚어주는 것이 좋습니다. 내용에 따라 문제 제기와 해결책을 각각 다른 소제목으로 제시해도 되고, 문제와 해결책을 함께 제시하는 하나의 소제목을 작성해도 좋습니다.

3. 시각적 자료를 충분히 활용하기

제안서에서는 수많은 말보다 하나의 시각 자료를 통해 더욱 효과적으로 아이디어나 의견을 전할 수 있습니다. 그렇기에 수많은 제안서 중 선택되는 제안서가 되기 위해서는 시각적 자료를 충분히 활용해야 하는데요. 

정보를 빠르고 분명하게 표현할 수 있는 시각적 자료에는 기본적인 사진 자료부터 정보를 시각화한 다이어그램, 인포그래픽, 그래프 등이 있습니다. 종류별 예시를 아래에 첨부하니 제안서 작성해 참고해 보세요!

1) 다이어그램 활용 예시

정보의 양이 많을수록 정보를 명확하게 나타내는 것이 중요합니다. 다이어그램은 도형을 활용하여 정보를 범주화함으로써 보다 가시적으로 내용을 전달할 수 있는데요. PPT 디자인에 자연스럽게 어우러지는 다이어그램을 활용해 완성도 높은 제안서를 만들어 보세요.

2) 일러스트, 사진 자료가 활용된 예시

장황하고 복잡하게 나열된 정보는 즉각적으로 내용을 이해하기 어려워 주목도가 낮아지는데요. 따라서 전문적인 내용을 전하는 제안서일수록 텍스트보다는 일러스트와 같은 사진 자료를 활용한다면 사용자의 이해력을 높이는 동시에 흥미를 유발하여 주목도 높은 제안서를 만들 수 있습니다. 일러스트 이미지, 사진 외에도 정량적 데이터에 기반한 그래프나 도표를 곁들여 가시성과 신뢰도를 높임으로서 제안서의 설득력을 향상해 보세요.

3) 시각화하여 정보 전달된 예시

텍스트만 나열하기 보다는 적절하게 아이콘이나 이미지를 함께 활용할수록 더욱 효과적으로 메시지를 전달할 수 있습니다. 제안서 한 페이지에 전달하고 싶은 내용이 많다면 적절한 아이콘을 활용하거나 시각화하여 한눈에 내용을 직관적으로 파악할 수 있도록 내용을 구성해 보세요.

성공적인 제안서를 만드는 가장 효율적인 방법

성공적인 제안서를 만들기 위해 전문가가 필요한 이유는 단순합니다. 수많은 프로젝트를 성공시킨 노하우를 바탕으로 여러분의 제안서를 ‘되는 제안서’로 탈바꿈시킬 수 있기 때문이죠. 앞서 살펴본 것처럼 제안서는 사업 운영에 있어서 필수적인 문서라고 할 수 있습니다. 어떤 사업이나 아이템을 실현하기 위해서는 누군가에게 내 아이디어를 설득하는 과정이 반드시 필요하며 잘 만들어진 제안서는 그 과정을 더욱 수월하게 만들어 성공적인 사업으로 이끌 수 있는 힘을 가지고 있습니다.

업턴파트너스와 같은 제안서 작성 전문 기업의 경우, 설득력 높은 제안서를 제작하는 다수의 경험을 보유하고 있어 의뢰인분들께서 고민하고 계신 부분을 함께 고민하는 훌륭한 팀원이 되어드릴 수 있습니다. 

때로는 유능한 경력직 팀원으로, 때로는 전문적인 노하우를 가진 컨설턴트로서 고객님들이 가진 아이디어가 실현되는 그 과정을 함께 하겠습니다. 성공적인 제안서를 그 누구보다 효율적으로 만들고 싶다면, 전문성을 갖춘 전문가의 도움을 적극적으로 활용해 보세요.

업턴파트너스

프리랜서 히어로(크몽 블로그 필진)

컨설팅펌 출신 2인이

여러분의 비즈니스에 날개를 달아드립니다.